DATENSCHUTZHINWEISE FÜR ARBEITNEHMER, MITARBEITER, AUFTRAGNEHMER UND BEWERBER

Name des Datenschutzverantwortlichen

Shionogi GmbH

Unsere Kontaktdaten

Geschäftssitz: Neustädtische Kirchstraße 6, 10117 Berlin, Deutschland

E-Mail: dataprotectionlead@shionogi.eu

Telefon: + 49 (0) 30 2062980-10 oder  +44 (0)20 3053 4200

Website: https://www.shionogi.com/eu-de/de/

Kategorien personenbezogener Daten, die über Sie bei uns gespeichert sind

1.     Allgemeine Kategorien personenbezogener Daten

Identität und Kontaktdaten: z. B. vollständiger Name, Titel, Adressen, Telefonnummern, private E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Lebenspartner, Familienmitglieder, nächste Angehörige und Ansprechpartner in Notfällen, Kontaktdaten des Arztes, Kopie des Führerscheins und des Passes.

Berufliche Qualifikationen: z. B. Bildungsweg, berufliche Qualifikationen und Bescheinigungen, besondere Kompetenzen (z. B. Führerschein), Sprachkenntnisse, Veröffentlichungen, Auszeichnungen, Berufsmitgliedschaften in Verbänden und andere Zugehörigkeiten.

Einstellungsdaten: z. B. Bescheinigung über das Recht auf Erwerbstätigkeit, Referenzen, Aufzeichnungen aus Bewerbungsgesprächen, Auswahl- und Überprüfungsmitschnitte, Vergütungshistorie, sowie sonstige in einem CV oder Anschreiben als Teil eines Bewerbungsprozesses enthaltene Angaben.

Vergütungs- und Leistungsdaten: z. B. Informationen über Zahlungen und Leistungen (einschließlich Grundgehalt, Boni, langfristige Prämien, jährlicher Urlaubsanspruch, Rentenversicherungsbeiträge, Fahrzeugkostenzuschuss, Aktienbezugsrechte, Gehaltsanpassungen).

Anstellungs-/Beschäftigungsbilanz: z. B. Bedingungen Ihrer Anstellung oder Beschäftigung, Stellenbezeichnungen, Einzelheiten zu Arbeitsaufgaben, beruflicher Werdegang, primärer Arbeitsort, Arbeitszeiten, Foto, Einträge zu Urlaub und Familienzeiten, Ruhestandsberechtigung, Schulungsaufzeichnungen und Entwicklungsbedarf, Angaben zum Leistungsmanagement (wenn Sie bspw. Arbeitnehmer/in sind: Feedback, Beurteilungen, Ergebnisse von Begabtenförderungen, formale und informelle Leistungsmanagementprozesse, Informationen über Disziplinar- und Beschwerdemaßnahmen).

Anfangs- und Enddaten: z. B. Anfangsdatum (falls abweichend, auch das Datum Ihrer durchgängigen Beschäftigung); Entlassungs-/Enddatum (einschließlich Datum des Ausscheidens, Gründe des Ausscheidens, Aufhebungsverträge und Abgangsentschädigungen, Aufzeichnungen von Entlassungsgesprächen, Referenzen).

Finanzdaten: z. B. Bankverbindung, Gehaltsnachweise und Angaben zum Steuerstatus.

Technische Daten: z. B. Angaben über Ihre Nutzung unserer Informations- und Kommunikationssysteme (bspw. Laptop, Telefon) und digitalen Plattformen (bspw. Angaben zur Zugangskontrolle und Passwörter, IP-Adresse, besuchte Websites), Magnetkartenaufzeichnungen.

2.     Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Gesundheitsdaten: z. B. Informationen über Krankheiten oder Allergien (einschließlich Angaben zu von Ihnen eingenommenen Medikamenten), Status der Behinderung/Erwerbsunfähigkeit, Gesundheits- und Krankheitsberichte (einschließlich der Angabe, ob Sie die Beschäftigung aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund von Verletzungen oder Arbeitsunfähigkeit aufgeben, und Informationen zu diesem Gesundheitszustand, die für Renten- und Berufsunfähigkeitsversicherungen benötigt werden); Angaben zu Abwesenheiten (Urlaub ausgenommen), einschließlich der Zeit für Elternurlaub und Krankschreibung; und wir vermerken Krankheitstage und -gründe sowie gesundheitsbedingte Arbeitsplatzveränderungen.

Ethnische Zugehörigkeit und sonstige Angaben zu Gleichstellung und Integration

Unsere Quellen personenbezogener Daten

Während des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen, bzw. mitunter auch von Arbeitsagenturen, früheren Arbeitgebern, von mit der Hintergrundprüfung beauftragten Agenturen oder Kreditauskunftbüros. Zusätzliche personenbezogene Daten werden im Laufe der beruflichen Tätigkeit während der Dauer Ihres mit uns bestehenden Arbeitsverhältnisses über Sie erfasst, oder bezüglich von Ihnen beauftragten Personen (beispielsweise Familienmitglieder, die uns Abwesenheiten mitteilen), oder über staatliche Behörden (z. B. Steuerbehörden).

Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

·     Festlegung der Bedingungen, zu denen Sie für uns arbeiten, und Verwaltung unseres Vertrages.

·     Entscheidung über die Fortführung Ihres Arbeits- oder Beschäftigungsverhältnisses.

·     Vorkehrungen und Absprachen zur Beendigung unserer Arbeitsbeziehung.

·     Ihre Bezahlung, und wenn Sie ein steuerpflichtiger Arbeitnehmer sind, Abzug der Steuern und Krankenversicherungsbeiträge.

·     Anbieten von Vorsorgeleistungen für Sie mit Vermittlung der betreffenden Versicherungs-, Renten-, Gesundheitsdienstleister und anderer Versorgungseinrichtungen.

·     Personalverwaltung (z. B. Leistungsmanagement; Beurteilung von Entwicklungs- und Schulungserfordernissen; Festlegung von Beförderungen, Gehältern und Ausgleichszahlungen; Gewährleistung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz; Beurteilung der Erwerbsfähigkeit; Bereitstellung von Arbeitsplatzanpassungen; Kontrolle und Verwaltung von krankheitsbedingter Abwesenheit; Beweiserhebung im Falle von Beschwerden, Anhörungen in Disziplinarverfahren, Rechtsstreitigkeiten und Gerichtsverfahren, an denen Sie beteiligt sind).

·     Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften (z. B. automatische Rentenanmeldung; gesetzlicher Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub; gesetzlicher Krankheitsurlaub; Arbeitszeit; Gesundheit und Sicherheit; Chancengleichheit).

·     Erfüllung der Aufforderungen von Aufsichtsbehörden, Gerichten, Rechtsvollzugsstellen, Datenschutzüberwachungsbehörden, staatlichen Ermittlern.

·     Verhinderung von Betrug und Untersuchung von Whistleblowing.

·     Zur Unternehmensführung und -planung, einschließlich Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung.

·     Verwaltung und Umsetzung unserer Richtlinien und Verfahren und internen Personalsysteme (einschließlich Überwachung der Nutzung unserer Informations- und Kommunikationssysteme zur Sicherstellung der Einhaltung der Regeln und Untersuchung von Datenmissbrauch und Sicherheitsverstößen).

Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

·     Für verwaltungsbedingte Zwecke: Notwendig für die Einhaltung des Vertrags, den Sie mit uns eingehen werden oder eingegangen sind oder wofür Sie Ihre Einwilligung gegeben haben.

·     Für steuerliche, gesundheitliche, sicherheitsbedingte oder sonstige regulatorische Zwecke: Notwendig für die Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen.

·     Zwecks Abdeckung gesundheitlicher und medizinischer Bedürfnisse: Sie haben aufgrund Ihrer lebenswichtigen Interessen (oder der lebenswichtigen Interessen anderer) Ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben, oder es ist erforderlich für die Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin, für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten, für die medizinische Diagnostik, die Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich. Zwecks Gleichstellung und Inklusion: Sie haben uns Ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben oder es ist für uns für die Einhaltung der arbeitsvertraglichen Rechte und Pflichten notwendig.

·     Im Falle von Rechtsverfahren (oder möglichen Rechtsverfahren): Notwendig für die Begründung, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

·        In allen anderen Fällen: Erforderlich für die Wahrung unserer berechtigten Interessen, nämlich die Gewährleistung von sicherem, produktivem und zufriedenem Personal, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Automatisierte Entscheidungen

Keine.

Mit wem wir Ihre personenbezogenen Daten eventuell teilen

Für die oben genannten Zwecke können wir Ihre personenbezogenen Daten teilen mit:

·     Unternehmen der Shionogi Gruppe weltweit. Zum Beispiel verarbeitet Shionogi B.V., der unsere zentralisierte HR-Funktion verwaltet, Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit diesen Datenschutzhinweisen.

·     Bestimmten externen Dienstleistern (z. B. Anbieter von Vorsorgeleistungen, Rentenverwaltungsdienstleister, Anbieter von Beteiligungsplänen und Pensionsfonds, Versicherer, Betriebsärzte, Finanzinstitute für Firmenkreditkarten, Kostenabrechnungsdienstleister, Dienstleister für Einwanderungsfragen, sowie professionelle Berater wie Rechtsanwälte, Buchhalter, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer).

·     Regulierungsbehörden, Steuerbehörden, Datenschutzaufsichtsbehörden, Rechtsvollzugsstellen, Regierungsbehörden, Gerichtshöfe, Gerichte, Schiedsgerichte.

·     Dritten im Zusammenhang mit einem Verkauf oder einer Umstrukturierung unseres Geschäfts.

Verarbeitungsort Ihrer personenbezogenen Daten

Shionogi wird Ihre personenbezogenen Daten normalerweise innerhalb Deutschlands oder Großbritanniens (dem Standort der europäischen Hauptzentrale von Shionogi) aufbewahren. Wenn durch uns eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an unsere Unternehmen der Shionogi Gruppe oder an Drittanbieter außerhalb Großbritanniens oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, werden wir geeignete Maßnahmen treffen, um diese Daten zu schützen und das Gesetz einzuhalten. Diesbezügliche Maßnahmen sind etwa der Abschluss von Standardvertragsklauseln. Sie können eine Kopie oder weitere Informationen über diese Standardvertragsklauseln über die unten aufgeführten Kontaktdaten bei uns anfordern.

Wie lange Ihre personenbezogenen Daten bei uns gespeichert werden

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange speichern, wie dies für die Erfüllung der Zwecke ihrer Erfassung erforderlich ist, einschließlich zur Einhaltung aller gesetzlichen, buchhalterischen oder berichtspflichtigen Erfordernisse. Personalakten werden normalerweise für eine Dauer von 6 Jahren nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt; die meisten anderen Informationen werden für einen kürzeren Zeitraum vorgehalten (z. B. Bewerbungsformulare, Aufzeichnungen zu Bewerbungsgesprächen und Daten über abgelehnte Bewerber werden höchstens ein Jahr lang aufbewahrt). Jedoch schreiben uns einige Gesetze vor, bestimmte Arten von Informationen länger vorzuhalten. So müssen wir Steuerinformationen 7 Jahre lang nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und Krankenakten bis zu 40 Jahre lang aufbewahren. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie in unserer Europäischen Richtlinie zur Datenspeicherung von Shionogi (eine Kopie ist in der Personalabteilung erhältlich). 

Ihre Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, und in einigen Fällen können Sie von uns die Einschränkung, Löschung oder Berichtigung dieser Daten verlangen oder einer Verarbeitung durch uns widersprechen, und Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit. Zur Ausübung Ihrer Rechte siehe nachstehenden Abschnitt „Kontakt“. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.

Ihr Recht auf Widerruf der Einwilligung

In den begrenzten Fällen, in denen Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für einen besonderen Zweck erteilt haben, können Sie dieser spezifischen Datenverarbeitung jederzeit widersprechen, indem Sie sich an unser Datenschutzmanagement wenden (siehe nachstehend). Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, so beeinträchtigt dies nicht die Rechtmäßigkeit jeder Verarbeitung, für die Sie uns Ihre Einwilligung vor Ihrem Widerruf erteilt haben.

Beschwerden und Kontakt

Wenn Sie erfahren möchten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten behandeln, Fragen haben oder Ihre Datenschutzrechte ausüben wollen, senden Sie bitte eine E-Mail an unser Datenschutzmanagement: dataprotectionlead@shionogi.eu, oder kontaktieren Sie zunächst die Personalabteilung. 

Sie können Ihre Beschwerde auch an die zuständigen Aufsichtsbehörde.