AVISO DE PRIVACIDAD PARA EMPLEADOS, TRABAJADORES, CONTRATISTAS, SOLICITANTES DE EMPLEO

Nombre del responsable del tratamiento

Shionogi S.L.U.

Nuestros datos de contacto

Domicilio social: Calle de Serrano 45, Planta 3 28001, Madrid, España

Correo electrónico: dataprotectionlead@shionogi.eu

Teléfono: +44 (0)20 3053 4200 o +44 (0)20 3053 4200

Sitio web: https://www.shionogi.com/eu-es/es/

Categorías de datos personales que mantenemos sobre usted

1.     Categorías generales de datos personales

Datos de identidad y contacto: como nombre completo, tratamiento, números de teléfono, dirección de correo electrónico personal, fecha de nacimiento, género, número de la seguridad social o del seguro nacional, nacionalidad, estado civil o unión civil, parejas de hecho, dependientes, información de contacto de familiares más cercanos y en caso de urgencia, datos del doctor, copia del carnet de conducir y del pasaporte.

Titulaciones profesionales: como trayectoria educativa, titulaciones y certificaciones profesionales, habilidades especiales (por ejemplo, carnet de conducir), competencias lingüísticas, publicaciones, premios, asociaciones profesionales de comisiones y afiliaciones.

Datos de contratación: como la documentación relativa al permiso para trabajar, referencias, notas de entrevistas, registros de selección y verificación, historial salarial, otra información incluida en un currículum o carta de presentación como parte de un proceso de solicitud de empleo.

Datos de remuneración y beneficios: como información sobre pagos y beneficios (incluidos el salario base, las bonificaciones, los incentivos a largo plazo, los derechos a vacaciones anuales, las aportaciones de pensiones, la asignación por vehículo, las opciones sobre acciones, las revisiones de salario).

Registros de empleo/contratación: como los términos y condiciones de su empleo o contratación, cargos, detalles de funciones laborales, historial de trabajo, ubicación de trabajo principal, horario laboral, fotografía, registros de vacaciones y permisos familiares, idoneidad para la jubilación, registros de formación y necesidades de desarrollo, datos de gestión del desempeño (por ejemplo, si es empleado: comentarios, valoraciones, resultados de programas de talento, procesos formales e informales de gestión del desempeño, información disciplinaria y de quejas).

Datos de inicio y finalización: como fecha de inicio (y, si es diferente, la fecha de su empleo continuo), fecha de dimisión/finalización (incluidos la fecha de abandono, los motivos del abandono, los contratos de finalización y finiquitos, los registros de entrevista de salida, las referencias).

Datos financieros: como la información de cuenta bancaria, los registros de nóminas y la información de situación fiscal.

Datos técnicos: como datos sobre su uso de nuestros sistemas de información y comunicación (por ejemplo, portátil, teléfono) y plataformas digitales (por ejemplo, datos de control de acceso y contraseñas, direcciones IP, páginas web visitadas), registros de tarjetas de banda magnética.

2.     Categorías especiales de datos personales

Datos de salud: como información sobre cualquier enfermedad o alergia (incluida la información de cualquier medicación que tome), situación de discapacidad, registros de salud y enfermedad (también con respecto a cuando abandone el trabajo por motivos relacionados con su salud, lesiones o discapacidad e información sobre tal enfermedad necesaria para fines relacionados con pensiones y seguros de salud permanentes), datos de ausencias (diferentes de vacaciones), incluida la baja reglamentaria por paternidad y enfermedad; y registramos los días de enfermedad y los motivos o las modificaciones del lugar de trabajo por motivos de salud.

Información de origen étnico y otra información sobre igualdad e inclusión.

Nuestras fuentes de datos personales

Durante el proceso de solicitud de empleo y contratación, recopilamos sus datos personales directamente de usted o, a veces, de un organismo de empleo, empleador anterior, organismo de antecedentes u organismo de referencia de crédito. Se recopilarán datos adicionales en el desarrollo de las actividades laborales durante el plazo en que trabaje para nosotros, bien proporcionados por usted o bien por terceros autorizados por usted (como familiares que nos notifiquen alguna ausencia) o por organismo gubernamentales (como las autoridades tributarias).

Fines para los que trataremos sus datos personales

·     Determinar las condiciones en las que trabaja para nosotros y administrar nuestro contrato.

·     Decidir sobre la continuidad de su empleo o contratación.

·     Disponer la finalización de nuestra relación laboral.

·     Pagarle y, si es empleado a efectos fiscales, deducir impuestos y contribuciones a la seguridad social.

·     Proporcionarle beneficios y colaborar con los proveedores correspondientes de seguros, pensiones, asistencia sanitaria y de otra naturaleza.

·     Gestionar personal (por ejemplo, gestionar el desempeño, evaluar los requisitos de desarrollo y formación, determinar los ascensos, el salario y la remuneración, garantizar la salud y la seguridad en el lugar de trabajo, evaluar la aptitud para el trabajo, facilitar ajustes en lugar de trabajo, supervisar y gestionar las ausencias por enfermedad, reunir pruebas de posibles quejas, procedimientos disciplinarios, disputas y litigios que le afecten).

·     Cumplir las leyes y normativas aplicables (por ejemplo, inscripción automática de pensiones, baja reglamentaria por maternidad/paternidad, baja reglamentaria por enfermedad, jornada laboral, salud y seguridad, igualdad de oportunidades).

·     Dar cumplimiento a las solicitudes de organismos reguladores, tribunales, autoridades encargadas de garantizar el cumplimiento de la ley, autoridades de supervisión en materia de protección de datos, investigadores gubernamentales.

·     Prevenir el fraude e investigar la denuncia de irregularidades.

·     Para la gestión y la planificación comercial, incluidas la contabilidad y la auditoría.

·     Administrar y gestionar nuestras políticas y nuestros procedimientos y sistemas internos de RR. HH. (incluidas la supervisión del uso de nuestros sistemas de información y comunicación para garantizar el cumplimiento y la investigación de las violaciones de los datos y de la seguridad).

Fundamento jurídico para el tratamiento de sus datos personales

El fundamento jurídico para la recopilación y el tratamiento de sus datos personales es el siguiente:

·     Para fines relacionados con la administración: que sea necesaria para cumplir el contrato que va a formalizar o ha formalizado con nosotros o para la que ha dado su consentimiento.

·     Para fines tributarios y de salud y seguridad y otros fines reglamentarios: que sean necesarios para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales.

·     Para afrontar necesidades médicas o de salud:  que tengan como finalidad proteger sus intereses vitales (o los intereses vitales de otras personas), para las que haya dado su consentimiento explícito o que sean necesarias para fines de medicina preventiva o del trabajo o para la evaluación de su capacidad laboral, diagnóstico médico o la prestación de asistencia sanitaria.

·     Para la igualdad y la inclusión:  para las que haya dado su consentimiento explícito o con respecto a las que sea necesario que cumplamos derechos y obligaciones laborales.

·     En el caso de acciones legales (o posibles acciones legales): que sean necesarias para emprender, ejercer o defender reclamaciones legales.

·     En el resto de los casos: que sean necesarios para nuestros intereses legítimos que son garantizar una plantilla segura, productiva y feliz, cuando estos intereses no perjudiquen ni menoscaben sus derechos y libertades.

Decisiones automatizadas

Ninguna.

Con quién podemos compartir sus datos personales

A los efectos indicados anteriormente, podemos compartir sus datos personales con:

·        Empresas del grupo Shionogi de otras partes del mundo. Por ejemplo, Shionogi B.V., nuestra función centralizada de recursos humanos, procesa sus datos personales de acuerdo con esta Política de Privacidad.

·     Determinados proveedores de servicios externos (por ejemplo, proveedores de administración de beneficios, proveedores de administración de pensiones, proveedores de planes de acciones y fondos de pensiones, aseguradoras, médicos laborales, instituciones financieras para tarjetas de crédito de empresa, proveedores de tramitación de gastos, proveedores de servicios de inmigración y asesores profesionales como abogados, contables, asesores fiscales, auditores).

·     Organismos reguladores, autoridades tributarias, autoridades de supervisión en materia de protección de datos, autoridades encargadas de garantizar el cumplimiento de la ley, autoridades gubernamentales, tribunales, árbitros.

·     Terceros en relación con la venta o la reorganización de nuestro negocio.

Ubicación de sus datos personales

Shionogi generalmente conservará sus datos personales en España o en el Reino Unido (que es donde se ubica la sede europea de Shionogi). Si transferimos sus datos personales a nuestras empresas del grupo Shionogi o a proveedores externos fuera del Reino Unido o del EEE, adoptaremos las medidas adecuadas para protegerlos y cumplir la ley. Tales medidas podrán incluir la formalización de cláusulas contractuales tipo. Podrá solicitar una copia o más información sobre estas cláusulas contractuales tipo a través de los datos de contacto que se indican a continuación.

Durante cuánto tiempo conservaremos sus datos personales

Solo conservaremos su información personal durante el tiempo que resulte necesario para cumplir los propósitos para los que la recopilamos, incluidos los relativos al cumplimiento de requisitos legales, contables o de información. Los archivos de personal normalmente se conservan durante 6 años después del cese del empleo, pero la mayoría de la otra información se conserva durante un periodo más breve (por ejemplo, los formularios de solicitud de empleo, las notas de entrevistas y los datos relacionados con solicitantes rechazados no se conservarán durante un plazo superior a un año).  No obstante, algunas leyes nos exigen que conservemos determinados tipos de información durante un plazo superior, como la información tributaria que debemos conservar durante 7 años tras el cese del empleo y los registros médicos que se conservan hasta 40 años. Puede consultar más información en nuestra Política de conservación de datos de Shionogi Europe (el equipo de personal puede facilitarle una copia). 

Sus derechos en relación con sus datos personales

Tiene el derecho de acceso a sus datos personales y, en algunos casos, de solicitarnos que los restrinjamos, suprimamos o rectifiquemos o a oponerse a nuestro tratamiento, así como el derecho de portabilidad de los datos. Para ejercer sus derechos, consulte la sección «Cómo contactar con nosotros» a continuación. Para obtener más información, consulte nuestra Política de privacidad.

Su derecho a retirar el consentimiento

En las circunstancias limitadas en las que haya dado su consentimiento para que tratemos sus datos personales para un fin específico, puede retirarlo con respecto a tal tratamiento específico en cualquier momento poniéndose en contacto con nuestro Encargado de la protección de datos (detalles a continuación). Si retira su consentimiento, ello no afectará a la legalidad de ningún tratamiento para el que tuviéramos su consentimiento con anterioridad a la retirada.

Reclamaciones y cómo contactar con nosotros

Si tiene alguna duda con respecto a cómo gestionamos sus datos personales, tiene alguna pregunta o desea ejercer sus derechos de privacidad, envíe un correo electrónico a nuestro Encargado de la protección de datos a dataprotectionlead@shionogi.eu o póngase en contacto con el equipo de personal en primera instancia. 

También puede presentar una reclamación a la autoridade de supervisión competente en materia de protección de datos.